Cuando la escuela pública del Condado de Miami-Dade, en el estado de Florida, comenzó a buscar un sistema para que los maestros, alumnos y padres colaboraran entre sí a través de Internet, descubrió con sorpresa que ya tenía un software de Microsoft Corp. que podía facilitar ese trabajo.
El paquete que el distrito escolar compró incluía el programa SharePoint Services, utilizado por Miami-Dade como el primer paso en la creación de un sistema para planificar eventos y clases, publicar avisos, y manejar otras tareas que requieren la colaboración entre estudiantes y maestros.
"Lo teníamos ahí", dice Deborah Karcher, directora del grupo de tecnología de la información de Miami-Dade. El distrito escolar había considerado una alternativa de International Business Machines Corp., pero al tener ya instalado el software de Microsoft, "nos pareció algo de muy bajo riesgo".
El proyecto de Miami-Dade forma parte de una tendencia más amplia relacionada al uso de las computadoras en instituciones y empresas.
Tradicionalmente, la mayoría de los programas de una PC se utilizaba de forma solitaria y los empleados tenían que improvisar métodos para trabajar en grupo, como enviar planillas por correo electrónico a los distintos integrantes del equipo, uno por uno.
Ahora los nuevos programas de "colaboración" permiten usar redes corporativas para trabajar más fácilmente en un mismo documento al mismo tiempo y realizar una variedad de tareas en equipo. Por ejemplo, usando el software, varios empleados podrían ver una planilla en sus pantallas al mismo tiempo, teniendo todos acceso al material mientras dialogan a través de una videoconferencia. Para hacer esto, las empresas necesitan instalar un paquete de programas de software que vinculan varias PC, bases de datos, sistemas de correo electrónico y otros.
Muchas empresas están descubriendo, para su sorpresa, que Microsoft anticipó esta demanda y les vendió SharePoint incluso antes que supieran que lo necesitaban.
SharePoint es la principal arma de Microsoft en la batalla por el software de colaboración, que incluye a compañías como Oracle Corp., Adobe Systems Inc., IBM, EMC Corp.,Cisco Systems Inc., Google Inc. y jugadores menos conocidos como Zimbra Inc., Alfresco Software Inc., Plone Foundation y Socialtext Inc. Cada empresa tiene su propia estrategia para el mercado del software de colaboración, pero "todas quieren tener un rol protagónico", dice Peter O'Kelly, analista de la compañía de investigación Burton Group.
Para Microsoft, SharePoint es un motor fundamental para aumentar las ventas de un amplio abanico de programas. En 2003 la empresa lanzó una versión básica de SharePoint que se descargaba gratis con Windows Server, una versión de Windows para grupos extensos como los de las escuelas de Miami-Dade.
La expectativa era que los clientes desearían y estarían dispuestos a pagar por una versión del programa con más funciones, y a su vez comprarían más software de Microsoft.
Hasta la fecha, y casi sin publicidad, Microsoft ha vendido 85 millones de licencias de la versión avanzada de SharePoint, en 17.000 compañías. No se ha planificado ninguna campaña de marketing.
"Cuando presentamos SharePoint, se vende solo", dice Jeff Teper, vicepresidente del grupo del servidor SharePoint de Microsoft.
Los rivales de Microsoft también están sacándole provecho a sus propios programas de colaboración.
El software Notes, de IBM, pionero en el mercado de la colaboración, está resurgiendo tras años de perder participación de mercado. Esto se debe a la introducción de productos relacionados, incluyendo un software para compartir contenido llamado Quickr, que le permite competir mejor con SharePoint, dice O'Kelly, el analista de Burton Group.
Mientras tanto, Oracle ha desarrollado productos de colaboración centrados en sus bases de datos, y recientemente lanzó WebCenter Suite, un competidor de SharePoint.