Published on XML.com
By Mark Pilgrim
martes, marzo 02, 2004
Everybody's Talking About RSS
By Merle
February, 25 2004
No matter if you call it "Really Simple Syndication" or "Rich Site Summary," RSS is definitely all the rage right now online. With email filtering, IP blocking and the newest "Can Spam Act," everyone's scampering for a better way to get their messages across to their subscribers.
With RSS, the customers don't have to come to your website or open their inboxes to get your latest news and updates. Once they subscribe to your "feed," the news comes to them automatically. But wait; I'm getting ahead of myself here. Let's get back to the basics.
RSS is an XML based format that originated with Netscape. To use RSS, you must first create what's called a "feed." This is basically a file which you upload to your server. RSS feeds end with .rss rdf or .xml extensions and can be created by hand. An RSS file needs to include the headlines, links, and summaries of the content you want to distribute.
Once a feed has been created, other computers can subscribe to your "channel" and read your updates using what's called an "Aggregator" or "news reader."
Most feeds consist of a link with a short summary to click on to read the entire article. To let people know your site offers an RSS feed, you place an orange XML icon on your site linked to the url of your feed. You'll also want to list your feed with various RSS search engines that exist just for the purpose of collecting a database of feeds.
So what kinds of things can you turn into feeds? I thought you'd never ask. Any area of your site that changes on a regular basis is a good candidate. Things like newsletters, news announcements, site updates, anything that you update regularly.
How to create a feed?
If you have no idea how to create a feed, this site will do it for you: MyRSS.com .
Just type in the HTML page you wish to make a feed from and it converts it to RSS for you automatically.
Another great tool that will create a RSS feed for you is Feedster.com . This works especially well if you need a feed of your third party hosted Blog, for example Blogger.
There's also a script that will convert any HTML doc into RSS -- Go to http://kalsey.com/tools/blogfeed/ . If you'd like to validate your feed, you can do so at FeedValidator.org .
A News Reader is simply a software program that brings what's new straight to you in an organized, easy to read format.
Let's take a look at some of your options when it comes to readers and what's available to you.
1) RSSReader: Free; it collects news in the background and warns you with a popup in your system tray when there's new information available.
2) Ampheta Desk: Free, cross platform aggregator.
3) WildGrape: For Windows; reads headlines from thousands of sources. Free.
4) Sharp Reader: Free reader for the .Net Framework created by Luke Hutteman
5) Newz Crawler: Web News Reader and browser. There's a two week free trial. You can purchase it for only $24.95.
6) Feed Demon: Download a free trial or purchase for only $29. Written by Nick Bradbury, creator of Top Style and Hoesite. Feed Demon is loaded with great features.
7) Feed Reader: Freeware; Windows app that supports all RSS feeds and formats.
8) Blog Lines: A web based Blog and newsfeed reader. No software to install to read your feeds; just visit the site and log into your account.
9) Awasu: Free Windows news reader that integrates with Internet Explorer.
10) Feed Readers: Lockergnome's offering in the news reader field. Seven day free trial. Two versions available: pro or standard with pricing ranging from $5.00 to $15.00.
If these options aren't enough, you'll want to check out the full list of readers over at
http://www.lights.com/weblogs/rss.html
If you'd like to have feeds sent directly to your inbox instead of downloading a reader, check out BlogStreet.com
Once you download a reader you need feeds to subscribe to. Check out Syndic8.com for thousands of choices.
So now that you understand the technology, what are the advantages and disadvantages of RSS? Here's a big one: your subscribers don't have to give up their email addresses, which is great for those with privacy concerns. RSS puts control of subscriptions directly in the hands of your users. When they wish to unsub- scribe they just delete the feed from their reader. It also reduces the risk of Spam accusations. If you're an ezine publisher and you don't have to worry about getting your messages past all of the filters in place by users and ISP's.
The disadvantages are that you cannot include personalization, and you have no way of knowing how many people are subscribing to your feed. Also, at this time, RSS may seem a bit complicated to the novice user and it has not become widely adopted by Web users.
If you haven't looked into RSS, now's the time to consider this technology as another avenue for reaching out to your website visitors, and keeping them informed.
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About the Author
Merle EzineAdAuction.com "Where some of the BEST Deals in Ezine Advertising are Made" Buy & Sell Ezine Ads in a live auction setting! Publishers sell off your excess inventory and Buyers pick up some Fantastic bargains. Free E-book on how to write "glowing" ezine ads.....Download Now
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lunes, marzo 01, 2004
Delta Asesores
Jacob Nielsen es un reconocido experto en usabilidad y arquitectura de sitios Web, y a finales de diciembre publicó el resultado de su análisis de los 10 errores garrafales en los que incurrieron los diseñadores durante el 2003. Este análisis es el cuarto que efectúa, habiendo elaborado los tres primeros en 1997, 1999 y 2002. A continuación iniciamos la divulgación y el comentario de estos errores para el 2003 con algunas recomendaciones para resolverlos en su propio sitio.
1. Propósito poco claro
Muchas empresas, y en particular en la industria de alta tecnología, se utilizan lenguaje vago o genérico para describir su propósito. Es difícil para los usuarios entender exactamente qué pueden encontrar en el sitio cuando su descripción es así de vaga.
Un modelo mental fuerte se compone de pequeñas semillas, a medida que cada elemento de diseño le agrega a lo que el usuario ya entiende del sitio. Sin embargo, muchos sitios crean un modelo mental borroso en la mente de los visitantes porque no ofrecen una visión clara con la cual los usuarios puedan entender el contexto de los elementos.
2. Nuevas direcciones para contenido almacenado
Los archivos agregan valor substancial a un sitio, sin incurrir en mucho trabajo adicional. Aunque cada vez son mas los sitios que están archivando contenido anterior, la mayoría de ellos fallan al construir el archivo. Algunos sitios tratan los archivos com un sitio independiente, asignando nuevas direcciones a las viejas páginas cuando las mueven de la sección principal al archivo.
El cambio en la dirección ocasiona enlaces rotos. También hace que otros sitios no tengan interés en ligar al suyo ya que tendrían que actualizar el enlace cada vez que se cambia la dirección de su contenido.
3. Contenido sin fechas
Sin fechas en artículos, boletines de prensa y otro contenido, los usuarios no tienen idea si la información es actual u obsoleta. Muchas de las cosas que se escriben en un sitio dependen de las fechas. Un artículo puede ser irrelevante sin su fecha, pero con ella, así sea viejo el artículo, puede servir de referencia para como eran las cosas en aquél entonces.
Algunos buscadores presentan las fechas de los archivos al pié del resultado, sin embargo la fecha es de cuando este archivo fue incorporado al sitio Web y no necesariamente cuando se escribió. En el cambio de alojamiento del sitio de DELTA Asesores la fecha de TODAS las páginas quedó asignada a finales de diciembre pasado, lo que hace irrelevante esta fecha al mostrar los resultados del buscador. Esto implica un cambio adicional que habrá que hacerle al buscador para que no presente la fecha del archivo!
4. Pequeñas imágenes de fotos grandes y detalladas
Los sitios han madurado en el uso de imágenes, haciéndolas más livianas y más pequeñas y así evitando las largas esperas en su descarga. También se ha popularizado la inclusión de imágenes más pequeñas (thumbnails) con un enlace a una imagen más grande para poder ver mas detalle.
El mayor problema es que se producen las imágenes pequeñas mediante el escalamiento de imágenes grandes. Es difícil que el detalle de una foto grande se pueda distinguir en una pequeña, y casi hace imposible ver nada en la imagen pequeña. Se recomienda hacer un "resaltado relevante" mediante un recorte de una porción de la gráfica que se enfoque en un elemento sobresaliente de la foto.
5. Mucho de talle en el texto para ALT
Muchos sitios han empezado a ponerle cuidado y a seguir los lineamientos para los usuarios discapacitados, como la inclusión de texto en la variable ALT para las imágenes. Sin embargo, este texto con frecuencia es excesivo y trata de describir la imagen. La recomendación es que en el ALT se describa lo que el visitante necesita saber de la imagen para tomar acción en el portal, no para "adivinar" como es la imagen.
6. No hay soporte de "que pasa sí"
Para una buena parte de las actividades en una web se requiere la posibilidad de seleccionar entre varias alternativas, aunque muchos sitios no la proveen. Por ejemplo, ¿qué pasa si quiero viajar el viernes en vez del sábado? Para responder a esta pregunta, en la mayoría de los sitios habría que llenar de nuevo la información de un nuevo viaje. Aunque algunos sitios permiten seleccionar unos productos y luego se produce una tabla comparativa, estas tablas tienen poca utilidad ya que no resaltan las diferencias.
Es indispensable que los sitios permitan al visitante cambiar uno o varios de los atributos de lo que está buscando, de tal manera que los demás componentes permanezcan fijos, y se obtenga el valor resultante de los cambios. Un buen ejemplo de esto es el sistema de pedido en línea de Dell que permite al usuario agregar y/o eliminar características de los equipos que se están configurando sin tener que iniciar de cero.
7. Filtros a los atributos
Anteriormente un sitio ofrecía tres o cuatro cosas. Ahora ofrecen tantas cosas que puede ascender a los miles y/o millones. Uno de los lineamientos de facilidad de uso en las páginas de categorías es permitirle al usuario excluir items que no correspondan a un criterio en particular, dejando como resultado una lista de menor tamaño y más manejable. Se debe entonces efectuar desarrollos de estos árboles en los sitios ojalá en bases de datos que permitan la búsqueda por cualquiera de los criterios, tanto en forma incluyente como excluyente. Por ejemplo, debería uno poder entrar a un portal de zapatos y pedir que solo muestre los que están disponibles en talla 41 color negro. Si no hay existencia, no debería mostrar nada.
8. Productos clasificados solo por marca
La mayoría de sitios que ofrece productos de diferentes marcas solo permite la clasificación por marca, pero no por colores por ejemplo. Tendríamos toda la ropa de un proveedor en particular clasificado por el proveedor, pero no los colores, que tal vez sería el criterio que el usuario valoraría. Se convierte en asunto importante entonces determinar cuales son los atributos que valora el usuario, y aunque las respuestas son distintas por categoría de productos, una investigación corta con usuarios, o con vendedores de los productos, podría arrojar estos criterios.
9. Restricciones en formularios
Por alguna razón los sitios web están colocando el trabajo al visitante, en vez de a la máquina. Por ejemplo, en formularios de registro, separan la información del Nombre y del Apellido, en vez de dejar un solo cajón para los dos. Lo mismo sucede para números telefónicos donde separan en cantidades de dígitos, o en números de tarjetas de crédito. Los esquemas de validación también entorpecen esta labor. Si un usuario se siente más cómodo ingresando la información de su tarjeta de crédito con espacios cada cuatro dígitos (como está físicamente en su tarjeta), debería poderlo hacer y luego el sistema los uniría.
10. Páginas que enlazan a sí mismas
Tener un enlace a la página de inicio desde la página de inicio es insulso. Se queda ahí, por la facilidad de hacer un solo menú para todo el sitio, pero se debe tener la funcionalidad de poder incluir o eliminar funciones del menú acorde a las necesidades de cada página. Este problema es recurrente en todas las páginas, no solo en la principal, ocasionando inquietud en el usuario de no saber qué pasó al hacer clic sobre la opción.
Queda completa la lista para que efectúe usted mismo una prueba de su sitio. Haga de su sitio uno excelente en facilidad de uso, revise que no caiga en los errores ya mencionados.
El Reporte DELTA
ISSN 0123 - 5338
Número 268 - Enero 15, 2004
Número 269 - Enero 22, 2004
© José Camilo Daccach T. 2004
DELTA Asesores en la Web
El Reporte DELTA
ISSN 0123 - 5338
Número 272 - Febrero 12, 2004
© José Camilo Daccach T. 2004
Los proyectos por definición tienen una fecha de inicio y finalización determinadas, al igual que un alcance, presupuesto, resultados específicos y recursos asignados. Adicionalmente, cada proyecto, por similar que sean las actividades y los alcances, se tornan diferentes porque las circunstancias cambian, y las cosas siempre son distintas cuando se lidia con personas.
Una de las funciones primordiales de los administradores de proyectos es administrar los procesos internos del mismo donde realmente se efectúa el trabajo. Por pequeño que sea el proyecto, se requieren habilidades de administración del mismo para sortear las diferentes situaciones que se presenten, y además garantizar el cumplimiento de los objetivos dentro de los tiempos estipulados. Estas habilidades van desde la definición del proyecto, hasta la administración de las medidas de avance del mismo. Adicionalmente, se deben incorporar técnicas para el manejo de contratos y el manejo de proveedores. En esta y las subsiguientes entregas analizaremos lo que consideramos son las 12 habilidades necesarias en el manejo de proyectos, que si se ejecutan adecuadamente garantizarán el desarrollo del proyecto:
2-Planeación del Trabajo
3-Administración de Contratos
4-Administración de Proveedores
5-Administración del Plan de trabajo
6-Administración de situaciones
7-Administración del Alcance
8-Administración de Riesgos
9-Administración de la comunicación
10-Administración de la documentación
11-Administración de la calidad
12-Administración de las métricas
Antes de iniciar la explicación de cada una de estas habilidades requeridas, es importante efectuar una diferenciación entre lo que se considera el trabajo del proyecto y la administración del mismo. La lista arriba no incluye las etapas de análisis, diseño, pruebas o implementación y quienes han trabajado en proyectos conocen que por lo menos incluyen análisis y pruebas. Sin embargo, estas etapas son claramente parte del mismo proyecto y no del proceso administrativo. En muchas ocasiones se confunden las actividades del proyecto con las de administración, haciendo que estas etapas no estén incluidas dentro de los cronogramas.
Las dos primeras actividades se deben hacer en estricto orden y antes que las diez restantes para garantizar el éxito del proyecto. Saltárselas serán señal inequívoca de fracasos, bien sea por falta de enfoque o por falta de actividades requeridas.
Antes de iniciar el proyecto, es indispensable que el trabajo está entendido y que los responsables, tanto de la ejecución del proyecto como quienes recibirán los resultados del mismo, tienen una visión clara de los resultados esperados, cuando se terminará, cuanto va costar, quién hará el trabajo, como se dará por terminado el trabajo, y cuales serán los beneficios.
Pequeño o grande el proyecto, la definición de su alcance es herramienta vital para que el Gerente del Proyecto o los comités respectivos puedan tomar decisiones en las etapas administrativas que se mencionarán más adelante. Buena parte de las decisiones se toman y se califican mediante valoración del impacto que tienen en el resultado final del mismo, dado por esta etapa de definición.
Entre más grande el proyecto, la importancia de dejar esta información explícitamente estipulada aumenta. El resultado de esta actividad debe ser un documento titulado "Definición del Proyecto" y debe incluir la información mencionada en el primer párrafo.
Puede ser un poco difícil determinar cuales serán las salidas del proyecto en detalle, y también puede ser complejo determinar el costo total y la fecha de finalización. En este caso se recomienda dividir el proyecto en proyectos más pequeños. Se definiría en detalle los primeros subproyectos en el cronograma, y se definiría el detalle de los proyectos más lejanos, cuando se acerque su ejecución. Habrá, en este caso, que dejar actividades de revisión de proyecto para garantizar que estas definiciones si se llevarán a cabo. Omitirlas del plan de trabajo, casi certifica que no se harán.
Al final de esta etapa, se debe tener entonces un documento con el alcance y expectativa del mismo, como se medirá, quien lo hará, y cuanto costará. Este documento deberá estar aprobado por todos los involucrados, ya que tratar de buscar consenso sobre estos temas en un proyecto que ya ha arrancado es extremadamente difícil.
El Reporte DELTA
ISSN 0123 - 5338
Número 273 - Febrero 19, 2004
© José Camilo Daccach T. 2004
Cuando se define el proyecto, uno se asegura que se tiene un entendimiento claro con el patrocinador del mismo sobre qué se debe alcanzar en el proyecto. En la etapa de planeación se determina cómo se va realizar el trabajo. Esto implica entonces elaborar un plan para el trabajo. Se utilizan diferentes alcances, acordes al tamaño del proyecto. Por ejemplo, se puede utilizar desde una hoja de papel para un proyecto pequeño, hasta soluciones sistematizadas como el Microsoft Project para proyectos más complejos.
Si no se cuenta con una plantilla para el plan de trabajo, se recomienda utilizar la estructura de análisis de arriba abajo, una técnica que permite mirar el proyecto desde un alto nivel, y quebrar el trabajo en pequeños componentes hasta que se tiene el panorama completo del mismo. Todo el equipo puede colaborar en esta tarea. Se recomienda tener cuidado con el nivel de detalle, porque partir el proyecto en componentes exageradamente pequeños puede ocasionar altos costos de ineficiencia en su mantenimiento. Mi recomendación es que se tengan actividades en fracciones del tamaño total del proyecto. Por ejemplo, si el proyecto dura un año, la tarea más pequeña debe ser en semanas. Si el proyecto dura meses, la tarea más pequeña debe ser días, y si el proyecto dura semanas, la tarea más pequeña debe ser de cuatro horas. No tiene sentido incorporar actividades de menor duración a las estipuladas aquí, a menos que sean hitos dentro del proyecto.
Una vez se tiene la lista de actividades, el siguiente paso es estructurar la dependencia de las mismas. No todos se pueden desarrollar al tiempo. Una vez culminado este proceso de dependencias, se pasa a asignar los recursos a cada una de las actividades. Estos recursos incluyen personal, dinero, y elementos requeridos. Es factible, y por lo general común, que la asignación de recursos ocasione cambios en las fechas, por lo que se utilizan técnicas de nivelación de recursos para ajustar el plan de trabajo a la disponibilidad de recursos.
Se recomienda, especialmente para el recurso humano, tomar solo seis horas hábiles por día laborable, y en caso que se trabaje los sábados, no contar este tiempo dentro de la planeación, sino dejarlo para ajustes semanales al proyecto. Cuando el cálculo de tiempos es muy preciso, se ocasionan muchos ajustes a cronogramas y fechas de terminación, lo que por lo general desmotiva al grupo.
Si el proyecto no involucra proveedores externos, tanto este aparte como el siguiente se pueden saltar. Sin embargo, dado que el auge por el outsourcing, en especial en materia de conexión a Internet e implementación de software de refiere, incluimos los dos apartes como tercer y cuarta habilidad requerida.
El contrato es el documento que rige las condiciones bajo las cuales se adquiere un bien y/o servicio. En el caso de los bienes, es mucho más fácil medir la entrega de lo adquirido, situación que se dificulta cuando son servicios. Por esto es recomendable tener una lista de "entregables" que se esperan obtener de los servicios recibidos. Entre más tangibles los entregables, más fácil de administrar el cumplimiento.
Hay dos temas fundamentales en la administración de un contrato: la entrega de los resultados (entregables) y el cumplimiento de las fechas para estas entregas. Para ambos se establecen criterios y requerimientos que permiten controlar el cumplimiento de los dos temas. Ojalá el pago esté amarrado a los entregables a satisfacción por el contratante, lo que aporta un factor motivador para el cumplimiento.
Con frecuencia se olvida que el contrato es un documento legal, regido por el código de comercio de cada país, por lo que es indispensable conocer éste código. De la misma manera se convierte en necesidad conocer el esquema de manejo de las pólizas de cumplimiento, las instancias para su ejecución, y la documentación de soporte.
En resumen, la administración del contrato involucra el control de los entregables, los pagos, y el manejo del tiempo del proyecto.
El Reporte DELTA
ISSN 0123 - 5338
Número 274 - Febrero 26, 2004
© José Camilo Daccach T. 2004
En el transcurso del proyecto, la relación con los proveedores es muy variante, variación estrechamente ligada al avance del mismo. Es claro que al inicio del proceso, todo es como una luna de miel: la empresa acaba de contratar a quienes consideró su mejor opción en un proceso de selección, y el proveedor acaba de adquirir un nuevo cliente. Durante esta etapa, todo fluye, las decisiones son fáciles de tomar, y realmente no es mucho el tropiezo que se sufre.
Una vez inicia el proyecto, empiezan a detectarse diferencias de criterios y de alcances para los entregables. En la administración de contratos y en el proceso de contratación mismo, se trata de incluir todo lo que pudiera hacer claridad en el manejo del proveedor y sus obligaciones, pero con frecuencia no son suficientes.
Como en los matrimonios, el mejor remedio es la conversación, y si es a tiempo, mucho mejor. Se deben establecer reuniones periódicas de seguimiento tanto al contrato como a las actividades del proveedor. Aplica la misma recomendación que para la elaboración del cronograma, la reunión por lo menos deberá ser como mínimo semanal, y como máximo mensual, dependiendo del estado de avance del mismo.
Tanto el proveedor como el cliente en ocasiones dejan de establecer mecanismos para esta administración, por lo que por lo general terminan estableciéndose procedimientos durante la ejecución del contrato. Es necesario tener claro, por ejemplo, quién sufraga los costos de viajes y alojamiento, cómo se relacionan dentro del proyecto, cuales son los documentos para exigir el pago, y cada cuanto se presentan estos pagos.
De la misma manera, es imperante establecer como se manejarán los incumplimientos, normales hasta cierto punto, entre lo programado inicialmente y lo que realmente está entregando el proveedor. Hay dos tipos de incumplimientos: el de especificaciones o función requerida, y el de tiempos. Sobra decir que una entrega incompleta, pero en la fecha estipulada, no constituye una entrega a satisfacción, y por lo tanto induce al incumplimiento.
Un proyecto, dependiendo de la envergadura, puede llegar a tener varios proveedores interactuando. La administración de esta interacción la puede hacer inclusive otro proveedor, o la empresa misma. Se deben definir también los mecanismos de asignación de responsabilidades de tal manera que no haya lugar a rebotar de un proveedor a otro, la solución a un problema.
Se recomienda el nombramiento de un tercero como interventor del proyecto de tal manera que haya una visión imparcial y defensora del proyecto en sí y sus objetivos, y no de los intereses de cliente y proveedor. Es claro que el único que queda sin defensor es el proyecto, y el interventor puede hacer esta tarea.
Hasta aquí, ya se tienen definidos el proyecto y planeado el trabajo. De la misma manera, en caso de necesitarse, están en pié los documentos que rigen la relación con los proveedores. Los entregables del proyecto hasta ahora son: La Definición del Proyecto, El Plan de Trabajo, el Contrato, y el Manual de Administración del Proyecto. Aunque algunos gerentes de proyecto consideran que al superar estos pasos ya se tiene superada la parte difícil de la administración del proyecto, están equivocados.
El plan de trabajo es solo un entregable. Describe lo que hay que hacer, el orden del trabajo, el esfuerzo requerido y quien está asignado a qué tarea, pero solo representa el mejor estimado de cómo completar el trabajo que queda por hacer en un momento dado de un proyecto.
Entre más complejo es el proyecto, más cambios se presentan en el plan de trabajo con el transcurrir del tiempo. El Gerente del proyecto deberá revisar los planes de trabajo en forma permanente (se recomienda en forma semanal, como mínimo) y determinar el estado actual del mismo.
Se hace indispensable el uso de la gerencia proactiva, de tal manera que se identifiquen las actividades a cumplirse en el cercano futuro, y con base en estas actividades y su impacto dentro de los cronogramas y los objetivos del proyecto, hacer los ajustes para que los objetivos principales se cumplan. Cualquier cambio en los cronogramas, criterios de aceptación y objetivos establecidos deberán ser resueltos a través de un comité de cambios. Debe ser claro para todos los involucrados en el proyecto, que estos cambios afectan el alcance del contrato, por lo que no se pueden tomar unilateralmente. Este comité debe, una vez se analice el impacto y evalúe el riesgo, tomar la decisión de asignar más recursos, o aplazar el cumplimiento.
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